KPI:er – Tillgång eller sänke för verksamheten?

KPI:er skapar idag blandade känslor, där moderna Business Intelligence (BI) system såsom Qlikview skapar nya möjligheter till uppföljning som tidigare inte har funnits. Frestelsen är stor att börja mäta på alla tänkbara dimensioner vilket resulterar i en allt större mängd mätningar och mer omfattande rapportering.

Symptom uppträder såsom röriga BI-portaler, irrelevant information/nyckeltal och ökad börda för både chefer och organisation som skall rapportera och kommentera KPI:er i anslutning till bokslut.

Nedan följer en kort summering av vanliga problem:

  • Saknar koppling till strategi/processer
  • För många KPI:er
  • Tas fram genom brainstorming
  • Kan inte användas för att styra verksamheten
  • Top down (ej förankrade)
  • Direkt felaktiga och missvisande
  • Får inte ut effekterna av KPI arbetet
  • Uppfattas som pålaga och extra arbetsbörda
  • Används för att döma, inte styra
  • Avsaknad av statistiska metoder för analys

Syftet med KPI:er är att utgöra en relevant mätning för att styra verksamheten på ett mer effektivt sätt och generera resultatförbättring i någon form (som regel i ekonomiska termer, men även kundperspektiv och kvalitet). Detta ställer därmed krav på en strukturerad process för att komma fram till vilka mätningar som skall tas fram. Vidare måste KPI:erna hänga ihop med nästa steg – åtgärderna som vidtas för att upprätthålla eller förbättra KPI:erna.

För att KPI:er ska fungera praktiskt krävs att de designas på den nivån i organisationen där de ska tillämpas. Därmed måste också verksamhetens strategi och mål brytas ned i konkreta och resultatorienterade mål för en given enhet i organisationen. Exempelvis innebär ‘Materialandel < 25 %’ eller ‘Kassaflöde + 2,5 MSEK’ ingenting konkret för en mindre enhet, utan måste uttryckas i termer som är påverkbara för den aktuella enheten. I detta fall kan materialandelen exempelvis uttryckas som ‘Kassationer vid maskin X < 5 %’ och kassaflöde som ‘Andel fakturerade kunder 2 dagar efter lagd order > 80 %’.

Prioritering är en central fråga, studier visar att mer än 3 KPI:er sänker effektiviteten och resultaten (här avses KPI:er med syfte att skapa resultatförbättringar som kräver aktiva insatser, fokus och tid av organistionen). Därför är det avgörande att prioritera maximalt 3 KPI:er och vid behov byta ut dessa när resultaten är uppnådda. Lyckas man därutöver att genom ett strukturerat arbetssätt tillsammans med berörda enheter ta fram de relevanta KPI:erna så finns goda förutsättningar för att också generera de resultatförbättringar som eftersträvas. De framtagna KPI:erna kommer att vara förankrade, meningsfulla och skapa en ‘tävlingskänsla’ när personal och chefer inom enheten börjar se de konkreta resultaten.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.