Att styra och följa förändringsarbete i praktiken

I detta inlägg tittar vi närmare på en enkel och effektiv metod att driva förändringsprojekt nere i den operativa verksamheten. Metoden bygger på sk. Kanban Boards och den löpande uppföljningen av relevanta nyckeltal.

Utgångspunkten för detta fiktiva exempel är en organisation med servicetekniker där man vill förbättra debiteringsgraden (utnyttjandegraden av teknikerresurserna). Det mål som har arbetats fram och prioriterats högst är att planeringen på resursnivå måste bli bättre.

En projektgrupp har formats med representanter från planeringsansvariga (som ansvarar för att fördela jobben på serviceteknikerna), gruppchef och servicetekniker. Två gånger per vecka samlas projektgruppen under 15 minuter framför en ‘Scoreboard’ som innehåller en visuell planering och hantering av projektets aktiviteter (Kanban Board) samt det nyckeltal som används.

Kanban board example

Tavlan gör det enkelt och överskådligt att se var vi befinner oss, vilka aktiviteter som är igång och vilka aktiviteter som behöver hanteras vidare. Beroende på komplexitet i projektet finns också möjlighet att hantera motsvarande tavla digitalt. Jämfört med mer traditionell projektplanering (MS Project, Gantt schema etc.) blir den här typen av tavla ofta ett bättre hjälpmedel för samarbetet inom projektgruppen.

Lead measure

Vid sidan av projektets aktiviteter på gruppens ‘Scoreboard’ finns även uppföljning av det nyckeltal som har tagits fram och mäter i vilken utsträckning som serviceteknikernas dag är fullplanerad tre dagar före arbetsdagen. Detta nyckeltal korrelerar direkt med målet att förbättra planeringen på resursnivå. Syftet med nyckeltalet är att samtliga i projektgruppen tydligt ska se var vi befinner oss och framdriften i förändringsprojektet.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.